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« C’est ce que le logiciel doit faire : vous faciliter la vie »

Plus de contrôle grâce au système numérique intelligent de Bas

Lorsque Casper Janssen, dirigeant d’une entreprise de déménagement, s’est cassé la jambe et s’est retrouvé en difficulté organisa- tionnelle, il a décidé que les choses devaient changer. « Personne ne pouvait reprendre mes tâches immédiatement », raconte-t-il. Avec son frère, il a fondé Bas, une entreprise spécialisée dans les logiciels qui facilitent le flux de travail des sociétés de déménagement.

« Je gérais tout moi-même avec mon propre système : un fichier Excel pour la planification, un autre document pour les devis et les factures. Rien n’était centralisé, chaque tâche nécessitait une opération différente. Personne ne pouvait reprendre mes tâches immédia- tement. Alité, j’ai compris à quel point cela était risqué pour une entreprise », explique Casper. « Il existait des logiciels, mais ils étaient dépassés et ne représentaient aucun progrès par rapport à ce que je faisais déjà. » C’est ce problème qui a donné naissance à son entre- prise actuelle, Bas.

Un système numérique ouvert et transparent

L’avantage de son projet était que son frère Alexander est développeur, et Casper connaît parfaitement les besoins des entreprises de déménagement. « Dans ce domaine, il faut souvent travailler dans l’urgence, ce qui peut entraîner un manque de structure. Grâce à un système numérique où toutes les informations sont accessibles en un seul endroit, vous assurez un meilleur contrôle. »

« Si un employé est malade ou en congé, ses tâches peuvent être reprises immédiatement. Son planning est à jour, et toutes les informations sont centralisées », explique Casper. « Par exemple, dans un dossier client, vous retrouverez tous les e-mails échangés ainsi que toutes les données pertinentes. C’est la force de notre système numérique. »

« J’ai réalisé à quel point il était dangereux que personne ne pourrait immédiatement prendre mon poste »

« Bas n’est pas modulaire. Quand vous devenez client, vous avez accès à tout, sauf à quelques intégrations spécifiques comme le système de paie. » Cela inclut la gestion des clients, la facturation, la gestion de projet, la gestion des dommages, la gestion des stocks, le suivi des heures et bien d’autres fonctionnalités. « Les différentes étapes du flux de travail s’enchaînent parfai- tement, et c’est notre atout principal. Vous recevez des notifications, et la communication avec les clients se fait automatiquement. Grâce à Bas, nous avons créé un flux de travail intelligent qui réduit les erreurs et les oublis. »

Des clients satisfaits

« Par exemple, vous recevez un rappel quelques jours avant un déménagement pour indiquer que le client a besoin de cartons supplémentaires. Le jour même, le client reçoit automatiquement une confirmation que le camion est en route et l’heure d’arrivée prévue. De nombreuses actions sont automatisées, vous permettant d’être toujours en avance sur les attentes du client », explique Casper.

Les heures travaillées, l’espace de stockage utilisé, la dis- tance parcourue et les déclarations de dommages : tout est visible. Le personnel chargé de la facturation peut facilement envoyer une facture d’acompte et une facture finale. Le client peut payer en ligne ou même sur place. Comme votre compte bancaire est lié au système, vous voyez immédiatement si la facture a été réglée, explique l’ancien déménageur.

Bas s’adresse aussi bien aux grandes qu’aux petites entreprises de déménagement. Parmi ses clients, on trouve des PME de 2 employés comme des entreprises comptant plus de 150 collaborateurs. « Dans une grande entreprise, vous accédez aux tâches attribuées à votre équipe ou à vous-même. Dans une petite entreprise, le périmètre de tâches sera plus large pour une même per- sonne. Les fonctionnalités restent identiques, car chaque entreprise en a besoin. Nous tenons à ce que le logiciel soit accessible à tous les déménageurs. Vous payez par utilisateur. Que vous soyez déménageur pour particuliers ou pour entreprises, toute la communication peut se faire dans votre propre style. »

Planification et gestion des stocks en temps réel

La gestion des stocks est un élément crucial pour certains déménageurs. « Où se trouvent les affaires, dans quel entrepôt ? Un de nos clients gère 32 000 emplacements de stockage répartis sur 6 entrepôts. L’application indique les espaces disponibles, que vous pouvez réserver d’un simple clic », précise Casper. Grâce à cette visibilité en temps réel, la gestion des stocks et des espaces devient simple et efficace.

« Vous n’avez pas besoin d’être un expert en informatique, le système est conçu pour être très intuitif. »

Même la planification est intégrée. « Le système peut calculer l’itinéraire le plus optimal, par exemple si vous avez deux déménagements prévus le même jour. Vous pouvez également attribuer des tâches à votre équipe. La planification reste une tâche humaine, mais avec cet outil, vous avez une vue d’ensemble. En un coup d’œil, vous savez combien d’heures sont encore disponibles pour une journée donnée. Ainsi, un client qui appelle pour une intervention urgente peut recevoir une réponse immédiate. »

En outre, le système facilite le contrôle, car il compile automatiquement des données clés. « Vous pouvez voir combien de dommages ont été déclarés, à quel moment et même à quel endroit. Vous avez également accès à des indicateurs comme le montant moyen des factures ou vos objectifs. Cette information est disponible immédiatement, au lieu d’attendre plusieurs mois pour l’obtenir via votre comptable », explique Casper.

Gagner du temps

Pourquoi les entreprises se tournent-elles vers Bas ? « Cela dépend de leur structure. Pour les petites entreprises, le gain de temps est essentiel. Pour les grandes entreprises, c’est surtout la réduction des erreurs qui compte. »

Le plus beau compliment que Casper a déjà reçu est celui d’un déménageur qui a pu se rendre beaucoup plus indispensable. «Grâce à nous, il a pu mettre d’autres personnes à sa place. Il avait l’impression de ne travailler que dans l’entreprise et maintenant, il peut travailler da- vantage dans son entreprise et faire des affaires. Tout est si bien organisé qu’une autre personne peut facilement reprendre ses fonctions.»

Accessible à tous

« Ce logiciel est-il facile à utiliser ? Absolument. Pas besoin d’être un expert en informatique, il est conçu pour être très intuitif. De plus, il est accessible partout grâce à son hébergement cloud. Si vous êtes en voyage, vous pouvez consulter le système à tout moment. » Casper précise également qu’il n’y a pas de frais d’installation : tout fonctionne avec un abonnement mensuel.

Bas inclut également les déménageurs dans le proces- sus grâce à une application mobile simple et intuitive. Ils peuvent y enregistrer leurs heures et soumettre des de- mandes de congé en un seul clic. Toutes les informations nécessaires sur les missions de déménagement y sont disponibles. Sur place, ils peuvent finaliser une tâche, faire signer le client et même accepter des paiements sur place.

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Author: areagency